SERVIÇOS PARA EVENTOS
-
As solicitações de serviço devem ser feitas pela Central de Atendimento da UFPel. Acesse: https://atendimento.ufpel.edu.br, selecione como área de atendimento “Comunicação Social”, e por fim, o tópico para o qual deseja atendimento.
1 Sonorização de Evento
É a solicitação de empréstimo ou apoio técnico em som para eventos. A Seção dá suporte em sonorização a toda comunidade universitária, priorizando eventos acadêmicos, respeitando sempre a ordem de precedência das solicitações.
Algumas das solicitações típicas de apoio para essa Seção são: Simpósios, Workshops, Semanas Acadêmicas, Mesas redondas, Reuniões, Calouradas, Ciclo de palestras, Cursos de formação, Debates, etc.
Entre as principais atividades desenvolvidas estão:
I — montar estruturas com equipamentos de som considerando as condições acústicas do ambiente;
II — ajustar e operar equipamentos;
III — instruir as pessoas que se utilizarão do equipamento sobre os procedimentos técnicos necessários para atingir uma boa projeção sonora e por consequência um bom entendimento dos ouvintes;
IV — gravar em áudio, utilizando hardwares e softwares específicos para tal finalidade; Editar áudio, utilizando softwares específicos para tal finalidade;
V — realizar manutenção básica, preventiva e corretiva em equipamentos de som e seus periféricos;
VI — realizar os procedimentos burocráticos para aquisição, substituição e manutenção de equipamentos de som, conforme necessidade;
VII — auxiliar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão condizentes com o campo de atuação da Seção.
Antes de solicitar o serviço, atente para as seguintes condições:
— o serviço de sonorização será prestado apenas para eventos que sejam realizados dentro de espaços da Universidade;
— o local deve estar reservado para o evento junto ao responsável pela sua administração;
— o serviço de sonorização atende às necessidades básicas, em ambientes onde o público não faz muito barulho e o foco está em uma projeção sonora por vez.
— os equipamentos disponíveis não são apropriados para apresentações de grupos musicais e orquestras.
— atendimentos a apresentações musicais básicas deverão ser informadas com 30 dias de antecedência para que seja verificada a viabilidade.
Orientações básicas para este tópico
A solicitação do serviço de sonorização de evento deve ser feita com até 30 (trinta) dias de antecedência pela Central de Atendimento. Acesse: https://atendimento.ufpel.edu.br, selecione como área de atendimento “Comunicação Social”, e por fim, o tópico “Sonorização de Evento”. Ao preencher a solicitação, passe as seguintes informações:
-
local (Prédio, sala…);
-
data e horário do evento (hora de início da primeira palestra/atividade e de término da última);
-
nome do evento, quem está organizando e expectativa de público;
-
link da página do evento com a programação completa, quando houver;
-
estimativa de material necessário para sonorização (será atendido conforme disponibilidade de recursos materiais da Seção);
-
a expectativa da presença de um técnico na operação do equipamento durante todo o evento.
Observações Gerais:
-
Informe o cancelamento do evento com antecedência mínima de 7 dias. Utilize a Central de Atendimento para fazê-lo.
-
Respeite o horário de término de utilização do equipamento. Haverá uma tolerância máxima de 30 minutos após o horário indicado na solicitação.
-
O atendimento nos sábados, domingos e feriados deverá ser solicitado com 60 dias de antecedência do evento. Nesse caso, se o prazo for respeitado e o atendimento presencial for imprescindível, será necessário encaminhar pedido via SEI para a coordenação para autorização do serviço nesses horários.
-
O empréstimo de material (caixa de som, microfones) deve ser solicitado com no mínimo 15 dias de antecedência. Os técnicos irão orientar sobre os procedimentos de utilização.
2 Cerimonial e protocolo
Cerimonial e protocolo é o serviço de assessoria para a realização de atos solenes. Inclui a redação do roteiro da cerimônia, a organização da ordem de nomeação das autoridades, o auxílio na elaboração de convites solenes, entre outras ações relacionadas a cerimônias de posse, formaturas, eventos científicos, inaugurações, etc.
Orientações básicas para este tópico
Ao solicitar o serviço, atente para o que segue:
— a solicitação deve ser feita com até 7 (sete) dias de antecedência do evento ou cerimônia;
— informe do que se trata o evento ou cerimônia (nome do evento, quem está organizando e expectativa de público);
— informe o local e a hora e o tempo estimado de duração da cerimônia;
— descreva o evento, incluindo a programação, possíveis atrações da abertura (apresentação musical, performance artística, etc.);
— informe quem são as autoridades convidadas para o evento e quais são as que farão parte da mesa de abertura/encerramento;
— link da página do evento com a programação completa, quando houver (ou anexe material de divulgação).
Observações:
— a CCS não possui mestre de cerimônias;
— a UFPel não oferece serviço de coffebrack, não possui louças ou toalhas de mesa;
— a CCS poderá emprestar bandeiras e mastros.
3 Fotografia
O serviço de fotografia consiste da realização do registro fotográfico de um evento, solenidade ou ação da Universidade. Esse registro tem como único objetivo dar visibilidade às ações da Universidade para seus públicos, e as fotos poderão ilustrar matérias jornalísticas ou outros documentos, portanto, não serão produzidas fotos exclusivamente pessoais. É considerado evento a atividade pública de caráter científico, cultural, extensionista ou administrativo realizada ou promovida por Unidade Acadêmica ou Administrativa da Universidade, como, por exemplo: congresso, simpósio, palestra, jornada, inauguração, cerimônia de posse, ato solene, mostra, feira ou similares. Nesse caso, a organização deverá indicar qual é a atividade mais importante para contar com a presença de um jornalista (por exemplo, mesa de abertura, fala do palestrante principal ou outro ponto destacado pela organização).
Orientações básicas para este tópico
Para solicitar o serviço, atente para o que segue:
— faça a solicitação com pelo menos dois dias úteis de antecedência. O atendimento está condicionado à disponibilidade na agenda, por isso quanto antes fizer a solicitação, melhor para o planejamento do setor;
— ao solicitar a cobertura, envie todas as informações que você tenha sobre o evento, sobretudo aquelas que indicam local, horário, cargos e nomes das pessoas mais importantes envolvidas. Fique à vontade para acrescentar outras informações e materiais de apoio que considerar relevantes (cartaz, convites, etc.). Elas serão úteis para a legenda das fotos.
— avalie também o grau de interesse público da cobertura que você quer divulgar;
— se possível, informe em qual parte do evento a presença do fotógrafo é mais importante.
— as fotografias serão publicadas ou enviadas dentro de um prazo máximo de dois dias úteis após o evento.
— não será realizado serviço de fotografias para formatura (não há equipamentos e acessórios de iluminação, nem recursos humanos para um evento desse porte). Eventualmente se poderá fazer fotografias gerais de formatura (panorâmica ou detalhes) a fim de fornecer material informativo ou de publicidade da Universidade;
— a CCS não realiza empréstimo de equipamento fotográfico.
