Dois anos de gestão: ações objetivam controlar e dar transparência às atividades

No domingo, dia 11 de janeiro, a Universidade Federal de Pelotas completa dois anos com a gestão liderada pelo professor Mauro Del Pino à sua frente. São tempos de transformação e mudança, com ampliação nos investimentos em infraestrutura e ações democráticas, que inserem a comunidade acadêmica na decisão dos rumos da instituição. Tudo isso para uma maior excelência naquela que é a missão da universidade: promover o ensino, a pesquisa e a extensão para a transformação da sociedade. Para mostrar as conquistas realizadas, o Portal UFPel apresenta, nestes dias, alguns dados por área temática.

Consun volta a ser o grande fórum de debates da UFPel

Uma das grandes marcas da gestão foram as diversas ações voltadas à transparência e ao controle das atividades internas da Universidade. Uma das principais metas era a de transformar o Conselho Universitário (CONSUN), estrutura que estava relegada a um papel secundário na gestão passada, em um efetivo órgão colegiado onde os principais temas administrativos da universidade fossem devidamente debatidos e regulamentados.

Nestes dois anos o CONSUN reuniu-se 28 vezes, deliberando sobre temas estratégicos para a Universidade. Outra medida inédita tomada em relação ao Conselho foi transmitir todas as reuniões ao vivo através do Portal da UFPel, como forma de toda a comunidade acompanhar os trabalhos realizados pelos conselheiros.

COCEPE tem reuniões periódicas

Outro Conselho que teve seu papel alavancado foi o COCEPE, que tem se reunido quase semanalmente para tratar dos diversos temas acadêmicos, desde a aprovação de novos cursos de pós-graduação até projetos de pesquisa, extensão e ensino.

Também no primeiro ano (2013), foi implementada a Ouvidoria da UFPel com o objetivo de atuar como um canal de comunicação entre o cidadão e a Instituição. A Ouvidoria recebe reclamações, sugestões e pedidos de informação.

Como estratégia de controle interno, a AUDIN foi alçada a uma condição de destaque na administração, produzindo auditorias e sendo chamada a contribuir para a tomada de decisões estratégicas, como a renovação de convênios e definição de processos de trabalho. Em avaliação do TCU, a AUDIN foi avaliada como uma Auditoria Interna independente, funcional, com política de capacitação e adequados recursos materiais e humanos, executora plena e sem limitações dos planos de trabalho e assessora da Administração Superior da Universidade. Conforme o Tribunal, na gestão anterior, a AUDIN tinha limitações de escopo e trabalhos relativos a graves apontamentos dos órgãos de controle não foram realizados, como os referentes a convênios firmados com fundações de apoio da Universidade, à gestão de contratos e processos de aquisições.

Núcleo colocou em dia prestações de contas datadas de 2005

Em 2014, foi criado o Núcleo de Análise de Prestação de Contas de Convênios (NAPCC) com o objetivo de colocar em dia o alto número de processos de análise de prestação de contas de convênios em atraso datados de 2005 a 2012. Além de analisar as prestações de contas, o Núcleo faz o levantamento dos dados e valores conveniados, repasses financeiros, circulação das informações, emissão de pareceres, regulamentação e padronização das ações de análise, resposta aos órgãos de controle e rotinas administrativas.

Desde a sua criação, várias ações ampliaram a transparência e o controle dos processos, como a criação de canais de comunicação e a regulamentação dos convênios, contratos de repasse e termos de execução descentralizada, celebrados pela UFPel com órgãos ou entidades públicas ou privadas sem fins lucrativos através de Portaria.

Outra ação a ser destacada diz respeito a regulamentação da concessão de bolsas para docentes e estudantes através das fundações de apoio. A Concessão de Bolsas nunca tinha sido devidamente regulamentada e fiscalizada de forma efetiva. A partir dos resultados originados em um relatório produzido pela Auditoria Interna da UFPel, várias fragilidades foram encontradas e, desde então, ações estão sendo realizadas no sentido de regular e fiscalizar a concessão de bolsas. O Conselho Universitário vem desde o ano passado discutindo uma nova regulamentação em torno da relação entre a UFPel e as Fundações de Apoio e da concessão de bolsas. O cronograma de trabalho prevê a votação da nova regulamentação para março de 2015.

Neste sentido, um grande trabalho tem sido realizado dentro das Fundações de Apoio à UFPel – Fundação de Apoio Universitário (FAU), Fundação Delfim Mendes Silveira (FDMS) e Fundação Simon Bolivar (FSB) – com o objetivo de identificar, corrigir e prevenir eventuais problemas quanto ao cumprimento de normas. As Fundações estão implantando software de gestão especializado para Fundações de Apoio. O Sistema de Administração e Gestão Integrada (SAGI) tem a finalidade de promover transparência, confiabilidade e principalmente proporcionar melhor acompanhamento, interação e controle dos projetos por parte dos coordenadores e demais integrantes dos diferentes projetos.

Em consonância com a aquisição do sistema, as Fundações de Apoio à UFPel estão com um site novo. Esta ferramenta de comunicação dinamiza o contato com a comunidade acadêmica, em especial com os participantes de projetos, e tem o objetivo de promover melhor alcance das informações, maior facilidade na padronização e normatização dos procedimentos, maior disseminação da legislação vigente, bem como transparência a seus processos.

Ainda no sentido de promover a transparência dentro da Universidade, um grande trabalho foi realizado para disponibilização de informações da UFPel que podem ser de interesse das comunidades interna e externa como, por exemplo, as informações sobre o orçamento da Universidade que podem ser acessadas no site da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento, das informações sobre a utilização da verba do Plano Nacional de Assistência Estudantil no site da Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis, das informações relativas às bolsas no site das Fundações e das informações sobre convênios que poderão ser encontradas no site do Núcleo de Convênios.

A administração tem utilizado desde 2013 a prática de lançar os Editais para todas as atividades que envolvam seleção. São editais para participação em eventos, para formaturas, para bolsas de Iniciação ao trabalho, para estágio, para benefícios, bolsas de pesquisa e de extensão. Desta forma, a Universidade passou a não privilegiar ninguém, proporcionando chances iguais à comunidade acadêmica interessada em todos os serviços e benefícios oferecidos.

Diretores participaram da criação da Matriz Docente

A necessidade de definir uma matriz de distribuição docente foi detectada pela Administração Superior já no começo de 2013, quando, ao examinar os registros da gestão anterior, não identificou critérios para este tema. Neste sentido, o COCEPE referendou uma proposta de matriz de distribuição de pessoal docente elaborada pela Comissão formada em 2013 para este fim. A proposta define pressupostos e indicadores que balizarão a distribuição das vagas docentes na Universidade. Do mesmo modo, está em elaboração proposta de matriz de distribuição de técnico-administrativos.

Outro importante trabalho realizado em 2014 foi a construção da Carta de Serviços ao Cidadão com o objetivo de disponibilizar as informações sobre a Universidade Federal de Pelotas, relativamente aos serviços prestados pela Instituição, visando, ainda, o compromisso com o atendimento e os padrões de qualidade estabelecidos, incluindo as suas três grandes áreas de atuação: ensino, pesquisa e extensão.

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