NUDOC orienta sobre classificação de documentos de arquivo

O Núcleo de Documentação e Arquivo (NUDOC) da Universidade Federal de Pelotas (UFPel) está disponibilizando informações para auxiliar as Unidades a classificar os documentos físicos que estão sob sua guarda. Os instrumentos de classificação de documentos públicos podem ser consultados aqui.

A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos de arquivo. Pode ser considerada a espinha dorsal da gestão de documentos. Consiste na organização dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano ou código de classificação.

A classificação se realiza pela análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos sob a qual serão classificados, arquivados e acessados. Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UFPel devem ser classificados de acordo com o Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e fim, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em razão do disposto no parágrafo 1º, artigo 18, do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

Por ser a atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo, a classificação deve, preferencialmente, ser implementada quando o documento é gerado. A classificação vai possibilitar a aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.