A Secretaria tem por funções planejar, organizar, desenvolver e manter as rotinas administrativas da Coordenação e dos Núcleos, coordenando os processos de emissão, recepção, arquivo e controle de toda documentação relativa à CCS, além de planejar e realizar orçamentos e pedidos para aquisição e manutenção de materiais e equipamentos, entre outras atividades típicas de secretaria.
À Secretaria da CCS compete:
I – coordenar a recepção, a expedição e o arquivo de documentos e correspondências da CCS;
II – organizar e controlar a agenda diária da Coordenação de Comunicação e dos chefes de Núcleo;
III – redigir a correspondência, inclusive procedendo à sua conferência e correção;
IV – prover e controlar o material de consumo permanente e os serviços de apoio necessários ao funcionamento da CCS;
V – receber e orientar as pessoas que se dirigem à CCS, dando encaminhamento às suas solicitações;
VI – atualizar a folha de ponto e preencher o Controle de Frequência (COF);
VII – despachar, com o Coordenador, os processos e outras solicitações;
VIII – redigir, conferir e publicar atas de reuniões;
IX – preencher e encaminhar requisições administrativas e formulários gerais referentes à coordenação;
X – encaminhar documentos e processos e acompanhar sua tramitação;
XI – digitalizar, publicar no site da UFPel e distribuir para as unidades o clipping de notícias diário;
XII – coletar dados referentes a atividades mensuráveis;
XIII – receber e transmitir mensagens eletrônicas;
XIV – receber e encaminhar aos respectivos núcleos da CCS as demandas de serviços; e
XV – exercer outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
