45 dias de SEI: mais de 3,5 mil processos já tramitam no sistema

Com a chegada dos 45 dias de uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), as mudanças já são visíveis para a comunidade acadêmica. Desde o dia 1º de novembro os processos gerados na Universidade Federal de Pelotas deixaram o formato físico para o digital. O SEI substitui o papel pelo computador e promove agilidade na tramitação de processos entre as unidades da UFPel.

Nesse período já tramitaram pelo SEI, ao todo, 3.668 processos, o que contabiliza 7.110 documentos eletrônicos gerados pelas unidades, tanto acadêmicas quanto administrativas. Antes, esse processo era articulado pelo setor de protocolo da UFPel. O programa possibilitou a descentralização dos processos e permite que as unidades tenham ligação direta, sem um intermédio. Isso agilizou os processos entre as unidades que estão espalhadas pela cidade, deu rapidez as tramitações, além de gerar economia para os cofres da UFPel com impressão e transporte de documentos.

O sistema, como toda novidade, gerou desconforto no começo da implantação. Mas como é de fácil adaptação, o SEI já mostra resultados positivos para a universidade. É o que explica o chefe do Núcleo de Documentação e Arquivo da UFPel, Flávio Villela de Oliveira: “Toda mudança de cultura gera um stress no início. Mas o pessoal está gostando muito porque deu mais agilidade para o sistema. Antes os processos levavam algum tempo para tramitar. Agora é rápido”.

Para instauração e gestão do SEI, foi criada uma comissão responsável por acompanhar os processos e tirar dúvidas dos usuários. Como todos os setores da universidade devem usar a plataforma, foram promovidos treinamentos e capacitações. Segundo Flávio, nove turmas já foram preparadas para utilizar o sistema, além de diversas sessões de treinamento breve.

O SEI

Criado em 2009 pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, o SEI foi escolhido como ferramenta de sustentação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), de forma a atender a normativa do Governo Federal e a Lei de Acesso à Informação e desde então vem sendo utilizado por outras instituições além do TRF. De baixo custo, ele apresenta um sistema multiplataforma – pode ser acessado em celulares e tablets -, e tem atuação colaborativa, além de ir ao encontro da sustentabilidade.