Ato na Reitoria institui o SEI na UFPel

Ato realizado no Gabinete da Reitoria, na tarde desta quarta-feira (1º), marcou a abertura oficial do uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFPel. Na cerimônia, o vice-reitor, Luís Amaral, no exercício da Reitoria, efetuou a assinatura eletrônica da portaria que institui o Sistema na Universidade. O ato teve a presença de membros da Gestão Central e de diretores de unidades acadêmicas e administrativas.

O evento desta quarta também serviu para o lançamento do Guia Rápido do SEI, material impresso de 12 páginas elaborado para facilitar, aos usuários, os trâmites dentro do Sistema. O Guia está sendo distribuído às secretarias das unidades e poderá ser encontrado também no setor de Protocolo da Reitoria (sala 101, bloco A do Anglo).

“É uma importante mudança na forma em que nossos processos passarão a tramitar. É uma nova etapa”, registrou o vice-reitor, em sua fala aos dirigentes e servidores da UFPel durante o ato. Para Luís Amaral, o Sistema abre novas possibilidades, destacando a potencialidade da plataforma do SEI.

Já o pró-reitor de Gestão da Informação e Comunicação, Júlio Mattos, ressaltou a influência que o Sistema terá no cotidiano de todos. “Haverá um ganho significativo no dia-a-dia da Universidade, com grande impacto no andamento dos processos”, sublinhou o pró-reitor.

A partir de agora, todo o conteúdo de processos como memorandos, ofícios, notas e demais documentos vai ser criado, editado, assinado, tramitado e encerrado no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Isso significa dizer que todo o conteúdo de um processo estará disponível de forma simultânea e em tempo real para todas as unidades da UFPel. Além disso, vai reduzir o tempo de realização das atividades e eliminar o uso do papel, representando uma economia significativa para a Universidade. O SEI também vai dar mais segurança e oferecer maior controle na tramitação de documentos, permitindo, ainda, o acompanhamento em tempo real dos processos.

É importante destacar que, com a implantação do SEI, todos os processos novos serão eletrônicos. Os processos e documentos que iniciaram em papel antes de 1º de novembro continuarão tramitando neste meio físico até a sua conclusão. Com isso, o sistema CONDOC será mantido apenas para acompanhamento da tramitação dos processos abertos até 31 de outubro de 2017.

A implantação do SEI é, também, uma exigência legal. O Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional, estabelece o mês de outubro de 2017 como prazo final para a sua implantação. Ao implantar o SEI, a UFPel se associa à iniciativa conjunta de órgãos e entidades da administração pública de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos – o Processo Eletrônico Nacional (PEN).

O SEI representa uma mudança significativa na cultura da Universidade. Por isso, para coordenar esse processo, foi criada uma Comissão de Implantação do SEI, que, ao longo dos últimos meses, desenvolveu diversas atividades, desde a divulgação e sensibilização, passando pelo treinamento de pessoas até a instalação do programa e das ferramentas de uso no sistema. O objetivo da Comissão foi oferecer todas as condições possíveis para que a mudança possa ocorrer da forma mais tranquila e segura possível.

Nesse momento de implantação, também é possível que surjam muitas dúvidas. Por isso, a Comissão vai estar à disposição para atender as solicitações conforme a necessidade. De 6 a 10 de novembro, haverá um plantão diário no Protocolo da Universidade, no Anglo, e uma base de atendimento pela manhã no Capão do Leão (junto ao Centro de Convivência). Além disso, nesses dias, a Comissão vai oferecer um atendimento itinerante pelas demais unidades acadêmicas da UFPel.

Nas semanas seguintes, em parceria coma PROGEP, serão oferecidos novos cursos de capacitação, com carga horária máxima de quatro horas. Cabe ressaltar que a capacitação é para servidores tanto técnicos administrativos como docentes.

A adaptação ao SEI pode gerar algumas dificuldades iniciais. “Contudo, certamente elas serão superadas tanto mais rapidamente quanto mais todas as pessoas envolvidas estiverem dispostas a superá-las com serenidade e espírito colaborativo”, afirmam os membros da Comissão de Implantação.

A Comissão pode ser contatada pelo telefone (53) 3284-4090 e pelo e-mail sei@ufpel.edu.br. Saiba mais detalhes sobre o SEI aqui.